Organização no Trabalho

A organização é um vinculo que induz a instituição pública ou privada a maior produtividade.

O que pode ser feito?

- Definição de metas mais claras;

- Melhor composição da infra-estrutura;
- Esquema de trabalho definido;

- Treinamento X Mudança de comportamento;

A organização do local de trabalho exige muito envolvimento e mudança de comportamento de todo o grupo envolvido no objetivo.

Equipe motivada = Trabalho eficiente·

Segue abaixo um método simples que foi apresentado por um consultor aqui no CRA-SP (Conselho Regional de Administração).

Regra 1: Faça já!
Analise as tarefas e defina a prioridade. Se forem simples, faça-as na hora (urgentes ou não). A procrastinação pode levá-lo ao acúmulo de tarefas, prejudicando todo andamento do processo.

Regra 2: Agende já!
Agende imediatamente o que não conseguir realizar na hora. Trata-se de uma espécie de planejamento, que deve ser conduzido respeitando-se as prioridades. (definir prioridades!).

Regra 3: Delegue já!Se você não puder fazer na hora ou agendar, delegue! Esta medida acaba com 90% do trabalho urgente. (uns trabalham e outros não? Então há algum problema! Por mais que o fluxo de tarefas seja pouco, sempre há algo a fazer... É só procurar!).

Regra 4: Arquive já!Documentos que não estão sendo utilizados devem ser arquivados imediatamente. Não há organização que resista à falta desse item.

Regra 5: Descarte já!Se a tarefa não tem nada a ver com você, não perca tempo com ela. Encaminhe para o funcionário ou departamento encarregado pela atividade

É importante ressaltar que o gestor deve deixar bem claro o que deve ser feito, como fazê-lo, além do tempo exato concebido para a execução! (caso contrário vira uma bagunça, ou seja, cada um faz o que quer, como der e do jeito que quiser... srsrsr...).

O controle é uma ferramenta indispensável para o bom andamento do processo. Não adianta apenas planejar e organizar! É necessário checar de perto se o que foi definido, está realmente sendo executado!
(cobrar resultado! Por que no início as pessoas podem até se organizar e ficar tudo certinho, mas com o passar do tempo, a tendência é estas retornarem para seus maus hábitos...).

Treinamentos são de grande ajuda para que todos estejam bem engajados e focados num mesmo objetivo. (as regras devem ser discutidas em grupo!).

Benefícios:

* Identificação antecipada da informação e recursos necessários para o desenvolvimento do projeto; * mais clareza; * melhoria da comunicação entre os envolvidos* mecanismo de monitoramento contínuo e imediato para tarefas designadas ou delegadas; * facilidade no treinamento, no caso de novas atribuições* coordenação mais efetiva.

Fonte: www.administradores.com.br